Hvordan sørge for høy svarprosent?

Definer målgruppen din

Du må bestemme deg for hvem du ønsker å nå med din undersøkelse. Ønsker du å nå innbyggerne i hele landet, dine kunder, et utvalg av de ansatte, nye kunder, potensielle kunder eller medlemmene i idrettslaget? Du må være nøye med å definere målgruppen for undersøkelsen.

Informasjon om undersøkelsen

Når du publiserer en undersøkelse er informasjon viktig. Du bør fortelle respondentene hvorfor de har blitt valgt ut, hvor lang tid det vil ta å svare på undersøkelsen og formålet med den. Å formidle denne type informasjon klart og presist gjør det lettere for informanten å konsentrere seg om besvarelsen.

Eksempel:

Kjære kunde,

Vi prøver kontinuerlig å forbedre vårt servicenivå. Vi ønsker derfor å gjøre en undersøkelse mot et bestemt/tilfeldig utvalg av våre kunder. Ditt navn er blitt plukket fra vår kundedatabase og vi håper du har mulighet til å sette av fem minutter og fortelle oss hvordan du opplever vårt selskap og servicen du får som vår kunde.

Ditt svar vil være 100% anonymt og QuestBack, som vi har brukt for å lage og publiserer undersøkelsen, garanterer din anonymitet.

Vi svarer gjerne på eventuelle spørsmål du skulle ha knyttet til undersøkelsen.

Du kan kontakte Markedsdirektør, Ola Nordmann på e-post ola.nordmann@bedriften.no eller telefon: 12 34 56 78.

Alle som svarer på undersøkelsen vil ha muligheten til å vinne et reisegavekort til en verdi av xxxx NOK.

Vennlig hilsen

Ola Nordmann

Bedriften AS

Skjult identitet

Ved gjennomføringen av en undersøkelse er man som regel mer interessert i svarene enn respondentene. QuestBack anbefaler at de fleste undersøkelser gjøres med Skjult identitet. Dette er en veldig god måte å sikre at respondentene svarer ærlig. QuestBacks løsning er laget slik at du kan sende ut påminnelser til de som ikke har svart eller følge opp de som har svart selv om respondentene har valgt å svare med skjult identitet. Respondentens identitet vil fortsatt være skjult.

Bruk av incentiver

I undersøkelser rettet mot kunder kan bruken av incentiver øke responsraten. Men det er viktig å huske på at incentivene som brukes er relevante for målgruppen. Å ha premier fra amazon.com vil fange bredere enn f.eks MP3-spillere. For interne undersøkelser burde ikke incentiver være nødvendig. Man oppnår større villighet til deltagelse på en undersøkelse blant ansatte i en bedrift dersom man får støtte fra ledelsen. Dette kan gjøres ved at det er Adm. Dir. som sender ut undersøkelsen eller at det sendes ut informasjon på selskapets intranett, i interne nyhetsbrev etc.

Når skal man sende ut påminnelse?

De fleste som svarer på en undersøkelse gjør det innen fem-seks arbeidsdager, så skal du sende ut en påminnelse er det lurt å gjøre det ca. en uke etter at undersøkelsen er publisert. Vi anbefaler at du følger nøye med på responsloggen i Quest Reporter. Alle besvarelser loggføres etter når de ble besvart, så i de fleste tifeller er det lett å se når det er på tide med en påminnelse.

Hvor lenge bør undersøkelsen være aktiv?

Ut fra erfaring vil de fleste svar bli mottatt fem-seks arbeidsdager etter at en undersøkelse er publisert eller etter at det er blitt sendt ut en påminnelse. Likevel er det alltid noen som svarer etter at fristen er gått ut. Det er derfor lurt å påse at en undersøkelse holdes aktiv en eller to uker etter fristen er løpt ut. Dette for å unngå å provosere (sene) respondenter som ikke tillates å svare. Du vil likevel kunne generere rapporter før den endelige svarfristen på undersøkelsen går ut.